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DB53/T214-文書檔案目次數據庫構造與交流格局

2019年09月04日   起源:台灣省處所尺度網


1. 規模

本尺度劃定了文書檔案目次數據庫構造、文書檔案目次數據字段著錄細則和文書檔案目次數據交流格局。

本尺度實用于本省文書檔案目次數據庫的樹立。

本尺度亦可作爲編制相幹辦公主動化軟件、檔案治理治理軟件和文檔全文治理體系數據庫構造和數據交流參考。

2. 劃定性援用文件

以下文件中的條目經由過程本規程的援用而成爲本規程的條目。但凡注日期的援用文件。其隨後壹切的修正單(不包含訂正的內容)或修正版均不實用于本規程。但是,勉勵依據本規程殺青協定的各方研討能否可以使用這些文件的最新版本。但凡不注日期的援用文件,其最新版本實用于本規程。

gb/t 2312信息處置 信息交流用7位編碼字符集

gb/t1988-1998 信息交流用漢字編碼字符集 根本集

gb/t7408 數據元和交流格局 信息交流 日期和時光表現法

gb/t7156-2003文獻保密品級代碼

gb/t15418檔案分類標引規矩

da/t1-2000檔案任務根本術語

da/t19檔案主題標引規矩

da/t18檔案著錄規矩

da/t22歸檔文件整頓規矩

國度檔案局《全國檔案館稱號代碼》

國度檔案局《機關文件資料歸檔規模和文書檔案保管刻日劃定》

檔案出書社《中國檔案分類法》(第二版)

檔案出書社《中國檔案主題辭表》

3. 術語和界說

da/t1-2000肯定的和以下術語和界說實用于本尺度

3.1文書檔案

反應黨務、行政治理等運動的檔案。

3.2檔案目次

由提醒檔案特點的條目聚集而成並依照必定順序編排的檔案檢索對象。

3.3數據庫

一種由數據記載構成並存入盤算機存儲器的文件,包括若幹字段和一組用來查找、排序、重組和其他功效的操作。

3.4檔案目次數據庫

將描寫檔案內容和情勢特點的數據記載按必定格局存入存儲器所構成的文件,具稀有據檢索、排序、修正、增刪和其他功效。

3.5數據庫構造

對數據庫中記載格局的普通描寫,它包含字段的個數、對每壹個字段數據類型的解釋,和所應用的的字段名等。

3.6數據記載

描寫對象特點信息的數據聚集,由若幹數據字段構成。

3.7數據字段

描寫對象的某一方面特點的數據。

3.8字段類型

對一組數據根本屬性的界說。他指清楚明了該組數據的能夠取值規模、可履行的操作和在存儲器中的存儲方法。本尺度應用三種字段類型:字符型、數字型、日期型。

3.9字段長度

字段所包涵字符的最大個數。

3.10檔案著錄

對檔案的內容和情勢特點停止剖析、選擇和記載的進程。

3.10.1著錄項目

提醒檔案內容和情勢特點的記載事項。

3.10.2需要著錄項目

依照本尺度樹立的文書檔案目次數據庫或許停止文書檔案目次數據交流時,必需有的著錄項目。

3.10.3選擇著錄項目

各單元依據本單元檔案數據情形,可以選擇著錄的項目。選定的著錄項目應履行本尺度劃定的字段名、字段類型和長度。

3.11檔案目次數據交流

檔案目次數據庫文件在盤算機網絡上或以脫機介質爲載體。在盤算機運用體系間停止的數據交流。

3.12 dbf格局

   xbase關系型數據庫文件的存儲格局,後綴爲.dbf

4. 文書檔案目次數據庫構造

包含文件級目次數據庫構造和檀卷級目次數據庫構造。

4.1文件級目次數據庫構造

本尺度劃定了兩種文件級目次數據庫構造,分離實用于表1劃定的文件立卷改造前的檔案目次和表2所劃定的依照da/t22整頓的檔案目次。

 

               表1文件級目次數據庫構造1

序號

字段稱號

字段名

字段類型

字段長度

備注

1

檔案館代碼

dagdm

字符型

6

檔案館著錄

2

全宗號

qzh

字符型

4

 

3

目次號

mlh

字符型

3

 

4

檀卷號

ajh

數字型

4

 

5

檔號

dh

字符型

24

 

6

文件號

wjh

數字型

4

 

7

縮微號*

swh

字符型

30

 

8

起頁號

qyh

數字型

4

 

9

止頁號

zyh

數字型

4

 

10

電子文檔號*

dzwdh

字符型

24

 

11

落款

tm

字符型

250

 

12

文件編號

wjbh

字符型

100

 

13

責任者

zrz

字符型

100

 

14

時光

sj

日期型

8

 

15

保管刻日

bgqx

字符型

4

 

16

密級

mj

字符型

4

 

17

解密劃控

jmhk

字符型

4

 

18

載體類型*

ztlx

字符型

10

 

19

載體數目*

ztsl

數字型

3

 

20

載體單元*

ztdw

字符型

10

 

21

載體規格*

ztgg

字符型

20

 

22

底稿*

gb

字符型

10

 

23

分類號

flh

字符型

24

 

24

檔案主題辭*

daztc

字符型

100

 

25

檔案狀態*

dazk

字符型

20

 

26

附注*

fz

字符型

100

 

注:帶“*”者爲選擇著錄項。

 

 

 

             表2文件級目次數據庫構造2

序號

字段稱號

字段名

字段類型

字段長度

備注

1

檔案館代碼

dagdm

字符型

6

檔案館著錄

2

全宗號

qzh

字符型

4

 

3

年度

nd

字符型

4

 

4

保管刻日

bgqx

字符型

4

 

5

機構或成績*

jgwt

字符型

20

 

6

件號

jh

數字型

5

 

7

檔號

dh

字符型

40

 

8

頁數

ys

數字型

4

 

9

縮微號*

swh

字符型

30

 

10

電子文檔名*

dzwdm

字符型

50

 

11

落款

tm

字符型

250

 

12

文件編號

wjbh

字符型

100

 

13

責任者

zrz

字符型

100

 

14

時光

sj

日期型

8

 

15

密級

mj

字符型

4

 

16

解密劃控

jmhk

字符型

4

 

17

載體類型*

ztlx

字符型

10

 

18

載體數目*

ztsl

數字型

3

 

19

載體單元*

ztdw

字符型

10

 

20

載體規格*

ztgg

字符型

20

 

21

底稿*

gb

字符型

10

 

22

分類號

flh

字符型

24

 

23

檔案主題辭*

daztc

字符型

100

 

24

檔案狀態*

dazk

字符型

20

 

25

附注*

fz

字符型

100

 

注:帶“*”者爲選擇著錄項。

 

 

 

4.2 檀卷級目次數據庫構造

實用于表3劃定的文書檔案立卷改造前的文書檔案目次。

              表3 檀卷級目次數據庫構造

序號

字段稱號

字段名

字段類型

字段長度

備注

1

檔案館代碼

dagdm

字符型

6

 

2

全宗號

qzh

字符型

4

 

3

目次號

mlh

字符型

3

 

4

檀卷號

ajh

數字型

4

 

5

檔號

dh

字符型

24

 

6

縮微號*

swh

字符型

30

 

7

落款

tm

字符型

250

 

8

責任者

zrz

字符型

100

 

9

肇端時光

qssj

日期型

8

 

10

終止時光

zzsj

日期型

8

 

11

保管刻日

bgqx

字符型

4

 

12

解密劃控

jmhk

字符型

4

 

13

載體類型*

ztlx

字符型

10

 

14

載體數目*

ztsl

數字型

3

 

15

載體單元*

ztdw

字符型

10

 

16

載體規格*

ztgg

字符型

20

 

17

分類號

flh

字符型

24

 

18

檔案主題辭*

daztc

字符型

100

 

19

附注*

fz

字符型

100

 

注:帶“*”者爲選擇著錄項。

 

5.  著錄項目細則

5.1 著錄項目標選擇

需要著錄項目必需著錄。

5.2 著錄請求

5.2.1 檔案館代碼

依據國度檔案局編制的《全國檔案館稱號代碼》所付與的檔案館代碼著錄(檔案室此項不著錄)。

5.2.2 檔號

以字符情勢付與檔案實體的用以固定和反應檔案分列次序的一組代碼。可由軟件依照劃定的檔號構造主動生成。

文書立卷改造前整頓的檔案目次,檔號構造爲:

全宗號-檀卷目次號-檀卷號

依照da/t 22整頓的檔案目次,檔號構造爲:

                      全宗號-年度-保管刻日-件號

全宗號-年度-保管刻日-機構(成績)-件號

 

 

 

5.2.2.1 全宗號

全宗號用四位代碼標識。個中第壹名用阿位伯數字或英文字母標識全宗屬性,後三位用阿位伯數字標識某一屬類全宗的次序號。一個檔案館(室)內全宗號不得反復。全宗號的格局是:

 

 

5.2.2.2 檀卷目次號

檀卷目次號應依據全宗內檔案整頓狀態設置。一個全宗內不該有反復的檀卷目次號。檀卷目次號

以三位阿拉伯數字標識。檀卷目次號的格局是:

 

 

5.2.2.3 檀卷號

一個檀卷目次內的檀卷號按分列順序流水編號,不得重號。檀卷號用四位阿拉伯數字標識。檀卷號的格局是:

5.2.2.4 件號

依照da/t 22的劃定著錄。

5.2.2.5年度

依照da/t 22整頓的檔案,其年度指文件構成年度,是一種分類辦法。年度以四位阿拉伯數字標識公元編年。如:“2003”。

5.2.2.6 文件號、頁(張)號、起頁號、止頁號、頁數

 

 

5.2.2.6.1 文件號

文件號用四位阿拉伯數字標識。檀卷內文件按分列順序流水編號,統壹檀卷內件號不得反復,不該有空號。文件號的格局是:

        


5.2.2.6.2 頁(張)號

頁(張)號用四位阿拉伯數字標識。檀卷內文件各頁按分列順序流水編號,有筆跡的頁均應編號,統壹檀卷內頁(張)號不得漏掉或反復,不該有空號。

頁(張)號的格局是:

 

 

5.2.2.6.3 起頁號

檀卷內一份文件首頁的頁號。格局同頁號。

5.2.2.6.4 止頁號

5.2.2.6.3 起頁號

檀卷內一份文件首頁的頁號。格局同頁號。

5.2.2.6.4 止頁號

檀卷內一份文件末頁的頁號。格局同頁號。

5.2.2.6.5 頁數

每件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的爲一頁。

5.2.3 縮微號

檔案縮微複成品的編號。

5.2.3.1 檀卷縮微號

a)盤式檔案縮微膠片,其縮微號推舉格局由全宗號、盤號、盤內檀卷序號構成,格局爲:

 

 

 

個中,全宗號依據本尺度5.2.2.1的劃定編制;盤號是一個全宗內,按拍攝前後次序給每盤縮微品的編號,用三阿拉伯數字表現;盤內檀卷序號即檀卷在縮微菲林中的次序號。

示例:1006全宗第38卷至43卷縮微于第29盤菲林,則第38卷在菲林中排序爲1,其檀卷序號就是001,第39卷在菲林中排序爲2,其地址號就是002⋯⋯順次類推,第43卷地址號爲006。由此,第38卷縮微號爲:1006-029-001。

b)片式縮微膠片,其縮微號推舉格局由全宗號、片號構成:

個中,全宗號依據本尺度5.2.2.1的劃定編制;片號是一個全宗內,按拍攝前後次序給每張縮微片的編號,普通由五位阿拉伯數字構成。

5.2.3.2 文件縮微號

a)盤式檔案縮微膠片,其文件的縮微號在本尺度5.2.3.1.a)劃定的檀卷縮微號後用連線“-”加上文件首頁的畫幅號,畫幅號用三位數表現。

b)片式縮微膠片,其文件縮微號在本尺度5.2.3.1.b)劃定的檀卷縮微號後用連線“-”加上文件首頁的畫幅號,畫幅號用三位數表現。

 

5.2.4 電子文檔名

標識檔案館、室治理電子文件稱號的一組符號代碼。推舉應用由歸檔存儲介質代碼、全宗號、盤號及電子文件稱號和文件格局後綴五部門構成的格局。個中,存儲介質代碼用字母表現,“gp”表現光盤,“cd”表現磁帶;全宗號按本尺度5.2.2.1的劃定表現;盤號用阿拉伯數字表現,通常是四位數;電子文件稱號可依據治理便利的準繩自行劃定。各個部門之間用“-”號銜接。

示例:gp-1006-0004-10012002yj0038.txt

5.2.5 落款

包含文件落款和檀卷落款。

5.2.5.1 文件落款

a)普通依照原件著錄,如原件沒有落款,則應自擬落款,並加“[ ]”號。原落款不克不及反應文件重要內容時,原落款照錄,並據其內容另擬落款,加“[ ]”號附後。

b)文件除正落款外,有並列落款、副落款、解釋落款文字時,應順次順次著錄。個中,並列落款是以另外壹種說話文字書寫的與正落款絕對照的落款。正落款與並列落款之間加“=”號。副落款是說明或附屬于正落款的另外壹落款。解釋落款文字是指在落款前後對檔案內容、規模、用處等的解釋文字。副落款、解釋落款文字前加“:”號。

5.2.5.2 檀卷落款

普通照原文著錄,原落款不克不及提醒檀卷內容或語句冗雜欠亨時,應修正後再著錄

5.2.6 文件編號

文件制發過程當中,由制發機關、集團或小我付與文件的次序號。包含發文字號、科研實驗申報流水號、尺度標準類文件的統編號、圖號等。

5.2.6.1 文件編號除年度用“[]”號、序號用阿拉伯數字外,其他照原文字和符號抄寫。

5.2.6.2 結合發文且有多個編號的文件,普通只著錄一個文件編號,但立檔單元的文件編號必需著錄。若著錄多個文件編號,中央用“;”離隔。

5.2.7 責任者

對檔案內容停止發明、負有責任的集團或小我。

5.2.7.1 小我責任者普通只著錄姓名,需要時在姓名後著錄與文件響應的單元、職務、職稱,並加“()”號。

5.2.7.2 集團責任者必需著錄全稱或不產生誤會的通用簡稱,統壹集團責任者的稱號前後著錄應分歧。

5.2.7.3 責任者有多個時,最多著錄三個責任者,個中列居首位的責任者及立檔單元自己是責任者的必需著錄,被省略的責任者用“[等]”表現,各責任者之間以“;”號相隔。

5.2.7.4 文件所署責任者爲代稱、別號、筆名時,應照原文著錄,另將其真實稱號加“()”附後。

5.2.7.5 未署責任者或原責任者不完全、禁絕確時,應著錄考據出的準確的責任者,並加“[ ]”號。

5.2.7.6 會議文件責任者應寫明會議全稱、舉辦的屆次數和文件制發機關或講話領導人姓名或會議籌備機構。

5.2.8 時光

按著錄對象的分歧,分爲文件構成時光和卷內文件起止時光。

5.2.8.1 文件構成時光

a)文件構成時光依據gb/t 7408由八位阿拉伯數字表現,第一至四數表現年度,第五至六位數表現月份,第七至八位數表現日期。

示例1:某文件構成時光爲1956年2月18日。

應著錄:19560218

b)文件時光凡湧現陰歷、民國編年或地支代月、韻目代日的,壹概轉換成公元編年,不加注。

c)原文件未署時光或所署時光有誤者,應著錄考據出的精確的文件時光,並在附注字段注明。

d)文件時光不完全或部門時光筆跡不清時,仍著錄原時光,原時光中缺乏或筆跡不清部門以“0”補之,並在附注字段注明。

e)由若幹份文件爲對象著錄一個條目時,著錄個中內容最主要文件的構成時光,如文件副本構成時光、來文構成時光等,並在附注字段著錄個中最早和最遲構成的文件時光,中央用“-”銜接。

5.2.8.2 肇端時光

檀卷內構成最早的文件日期。著錄辦法相符本尺度5.2.8.1的劃定。

5.2.8.3 終止時光

檀卷內構成最晚的文件日期。著錄辦法相符本尺度5.2.8.1的劃定。

5.2.9 保管刻日

依據檔案價值肯定的檔案應當保留的時光。年之前歸檔的檔案可著錄爲永遠、歷久、短時間,年今後(含年)歸檔的檔案依據《機關文件資料歸檔規模和文書檔案保管刻日劃定》著錄爲永遠、30年、10年。

 

 

5.2.10 密級

密級普通按文件構成時所肯定的密級著錄,對已升、降、解密的文件,應著錄新的密級,公開級可不著錄。

密級按gb/t 7156-2003劃分爲五個級別,稱號代碼見表4。

              表4 文獻保密品級代碼

數字代碼

漢語拼音代碼

漢字代碼

稱號

1

gk

公開

公開級

2

xz

限制

限制級

3

mm

機密

機密級

4

jm

秘密

秘密級

5

um

絕密

絕密級

 

5.2.11 解密劃控

依據檔案文件構成時光及文件內容肯定檔案是向社會開放照樣持續保密掌握應用。檔案館已肯定爲開放的文件或檀卷,此項不著,不開放的文件或檀卷則著錄“掌握”或“k”字。數據交流時,如掌握級別產生轉變,應著錄新的掌握級別。

5.2.12 載體類型

檔案載體物資形狀的品種。依據da/t 18著錄爲甲骨、金石、翰劄、缣帛、紙、唱片、膠片、菲林、磁帶、磁盤、光盤等。以紙張爲載體的檔案普通不予著錄,其他載體類型據實著錄。

5.2.13 載體數目及單元

數目爲阿拉伯數字,單元用檔案物資形狀的統計單元,如“頁”、“張”、“件”、“卷”

“冊”、“盒”、“盤”等。

5.2.14 載體規格

檔案載體的尺寸及型號。如:16開、a4、5英寸、105mm×148mm。

5.2.15 底稿

檔案文件的文稿、文本和版本。依據da/t 18底稿項依現實情形著錄爲草稿、定槁、手稿、草圖、原圖、底圖、藍圖、副本、正本、原版、試行本、修訂本、影印本、各類文字本等。

5.2.16 分類號

依據檔案分類法肯定的檔案所屬類目標符號。

5.2.16.1 分類號應根據《中國檔案分類法》(第二版)和gb/t 15418停止標引。

5.2.16.2 檔案分類標引應依據檔案的主題內容、價值、現實用處等身分,選定恰當的標引深度,普通不跨越3個分類號,各分類號之間用“+”號銜接。

5.2.17 主題辭

提醒檔案主題內容的標準化的詞或詞組。

5.2.17.1 主題辭應根據《中國檔案主題辭表》或本專業、本單元的標準化詞表及da/t 19

停止標引。

5.2.17.2 一個檀卷或文件的主題辭普通掌握在10個之內,各個主題辭之間空一個漢字的地位。

5.2.18 檔案狀態

依據檔案載體的無缺水平著錄。著錄時用漢語拼音或漢字代碼標識,標識代碼見表5。

 

               表5 檔案狀態標識符號對比表

檔案狀態

漢字代碼

漢語拼音代碼

載體破損

破損

ps

筆跡退變

退變

tb

載體老化

老化

lh

其他情形

其他

qt

 

5.2.19 附注

對各個數據字段的彌補說明與解釋。依各項目標次序著錄,項目之外需說明和解釋的列在厥後。

5.2.19.1 各數據字段須要注明的事項

重要注明統壹文件的分歧落款或其他稱呼、責任者、時光考據根據或著錄起源等。

示例1:落款又稱“十五”籌劃

示例2:責任者系依據考據肯定

示例3:文件時光系考據時光

 

5.2.19.2 各數據字段之外須要注明的事項

重要注明文件附件落款、文件的特別起源如捐贈、購置、交流、複制、存放、文件的真僞斷定等情形。

示例1:此件複制于台灣省檔案館

示例2:該件由×××于××××年捐贈

5.3 檀卷級數據記載與文件級數據的聯系

5.3.1 檀卷級數據記載中的“檔案館代碼”、“全宗號”、“目次號”、“檀卷”、“檔號”必需與屬于該檀卷的文件級數據記載中同名數據字段內容完整相等。

5.3.2 檀卷級數據記載中“密級”、“解密劃控”掌握品級不低于屬于該檀卷的文件級數據響應字段的最高掌握品級。

示例1:檀卷內個中一份文件“密級”爲“機密”,則該檀卷“密級”必需爲“機密”或“機密”以上密級。

示例2:檀卷內個中一份文件“解密劃控”爲“k”,則該檀卷“解密劃控”必需爲“k”。

5.4 數據字段中著錄內容之前不留空格。

6.  檔案目次數據交流

6.1 檔案目次數據交流格局

本尺度劃定擴大名爲.dbf的xbase關系型數據庫文件作爲文書檔案目次數據交流的文件格局。

6.2 檔案目次數據交流請求

6.2.1數據庫文件稱號格局:

 

         

 

a)數據級別分爲文件級和檀卷級。文件級用漢語拼音字母“w”標識;檀卷級用漢語拼音字母“a”標識。

b)數據交流單元標識應用七位字符。機關檔案室向檔案館交流的數據,首位著錄漢語拼音字母“q”,後六位著錄該機關地點全宗的全宗號,缺乏六位的在後面補“0”;檔案館間交流的數據,首位著錄漢語拼音字母“g”,後六位著錄數據移交方的檔案館代碼。

c)全宗號著錄辦法按本尺度5.2.2.1的劃定履行。

d)數據交流年度著錄辦法按本尺度5.2.2.5的劃定履行。

e)脫機存儲時,假如數據庫文件長度跨越存貯介質容量,可緊縮或許朋分爲若幹個庫文件存貯,並按次序停止編號。庫文件編號從01~99次序編制。

示例1:建庫單元是中共台灣省委,數據交流級別是文件級數據,全宗號1001,數據交流年度2001年,庫文件編號爲2號。

庫文件名著錄爲:w-q001001-2001-02.dbf。

示例2:建庫單元是臺北市檔案館,數據級別是檀卷級數據,檔案館代碼爲453002

,數據交流年度2002年,庫文件編號爲1號。

庫文件名著錄爲:a-g453002-2002-01.dbf。

6.2.2 經由加密處置的數據,交流時必需供給解密手腕。

6.2.3 經由緊縮處置的數據,交流時必需供給解緊縮手腕。

6.2.4 檔案目次數據脫機交流應用cd-r光盤。應用網絡交流應遵照相幹劃定,確保數據平安保密。

6.2.5 檔案目次數據交流光盤應帶有內部標識,注明全宗稱號、全宗號、相幹年度及盤號,館際之間檔案目次數據交流要注明檔案館代碼。

6.2.6 檔案目次數據交流光盤應確認無病毒能力吸收。

7.  文字細則

7.1著錄所用漢字應相符gb 2312或其他國度尺度字符集的劃定,國度尺度字符集中未包括的漢字或字符,用圖形符號“~”表現。

7.2 著錄所用字母、數字及符號應相符gb/t 1988-1998的劃定。

7.3 著錄所用數字壹概采取阿拉伯數字。

7.4著錄所用漢語拼音字母和英文字母壹概采取大寫。

7.5 著錄頂用“□”表現一個殘破或未考據出的中文文字,未考據出的責任者和難以計數的殘破文字以三個“□”取代。

7.6 本尺度觸及的各類符號,如“=”、“+”、“[ ]”、“.”等,錄入時,壹概用半角字符。

滇公網安備 01號

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