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DA/T 31-2005 紙 質 檔 案 數 字 化 技 術 規 範

2019年08月23日   起源:國度檔案局


da/t 31-2005

紙 質 檔 案 數 字 化 技 術 規 範 

 

  紙質檔案數字化技術標準

  1 規模

  本尺度劃定了紙質檔案數字化的重要技術請求。

  本尺度實用于采取各類設備對紙質檔案的數字化加工處置及數字化結果的治理。

  2 標準性援用文件

  以下文件中的條目經由過程本尺度的援用而成爲本尺度的條目。但凡注日期的援用文件,其 隨後壹切的修正單(不包含訂正的內容)或修訂版均不實用于本尺度,但是,勉勵依據本尺度殺青協定的各方研討能否可以使用這些文件的最新版本。凡足不注日期的援用文件其最新版本實用于本尺度。

   gb/t 17235.1-1998 信息技術 持續色彩靜態圖象的數字緊縮及編碼 第1部門:請求和指南

   gb/t l7235.2-1998 信息技術 持續色彩靜態圖象的數字緊縮及編碼 第2部門:分歧性測試

   gb/t l8894-2002 電子文件歸檔與治理標準

  3 術語和界說

  以下術語利界說實用于本尺度。

  3.1數字化digitization

  用盤算機技術將模仿旌旗燈號轉換爲數字旌旗燈號的處置進程。

  3.2紙質檔案數字化digitization of paper-based records

  采取掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案停止數字化加工,將其轉化爲存儲在磁 帶、磁盤、光盤等載體上並能被盤算機辨認的數字圖象或數字文本的處置進程。

  3.3數字圖象digital image

  表現什物圖象的整數陣列。一個二維或更高維的采樣並量化的函數,由雷同維數的持續圖象發生。在矩陣(或其他)網絡上采樣??持續函數,並在采樣點大將值最小化後的陣列。

  3.4詬誶二值圖象binary image

  只要詬誶兩級灰度的數字圖象。它對應于詬誶兩種狀況的文字稿、線條圖等。

  3.5持續色彩靜態圖象continuous-tone still image

  以多于兩級灰度的分歧濃淡條理或以分歧色彩通道組分解的靜態數字圖象。在紙質檔案數字化過程當中,平日表示爲灰度掃描和黑色掃描兩種形式。

  3.6分辯率resolution

  單元長度內圖象包括的點數或像素數,普通用每英寸點數(dpi)表現。

  3.7掉真度distortion measure

  對檔案停止數字化轉換後,數字圖象與檔案原件在顏色、幾多麽方面的偏離水平。

  3.8可懂度intelligibility

  數字圖象向人或機械供給信息的才能。

  3.9圖象緊縮image compression

  清除圖象冗余或對圖象近似的任一種進程,其目標是對圖象以更緊湊的情勢表現。紙質 檔案數字化過程當中,較罕見的有tiff(g4)、jpeg等緊縮格局。

  4紙質檔案數字化根本請求

  4.1根本準繩

  紙質檔案數字化的根本準繩是使檔案信息資本精確、便利、快捷地供給應用,使可以公開的檔案信息資本獲得同享,以知足社會對檔案應用的需求。

  4.2數字化對象切實其實定準繩

  應該對所要停止數字化的對象依照必定的準繩和辦法停止確認,只要相符必定請求的紙質檔案文獻能力停止數字化。

  4.2.1相符國度司法律例的準繩

  紙質檔案的數字化,必需相符國度檔案開放劃定和有關劃定。

  4.2.2價值性準繩

  屬于歸檔規模且應永遠或歷久保留的、社會應用價值高的檔案可列入數字化加工的規模。

  4.3根本環節

  紙質檔案數字化的根本環節重要包含:檔案整頓、檔案掃描、圖象處置、圖象存儲、目次建庫、數據挂接、數據驗收、數據備份、結果治理等。

  4.4進程治理

  4.4.1應增強紙質檔案數字化各環節的平安保密治理機制,確保檔案原件和數字化檔案信息的平安。

  4.4.2紙質檔案數字化的各個環節均應停止具體的掛號,並實時整頓、彙總,裝訂成冊,在數字化任務完成的同時樹立起完全、標準的記載。

  5檔案整頓

  在掃描之前,依據檔案治理情形,按下述步調對檔案停止恰當整頓,並視須要作出標識,確保檔案數字化質量。

  5.1目次數據預備

  依照《檔案著錄規矩》(da/t18)等的請求,標準檔案中的目次內容。包含肯定檔案目次的著錄項、字段長度和內容請求。若有毛病或不標準的檀卷落款、文件名、責任者、起止頁號和頁數等,應停止修正。

  5.2撤除裝訂

  在不去除裝訂物情形下,影響掃描任務停止的檔案,應撤除裝訂物。撤除裝訂物時應留意掩護檔案不受傷害。

  5.3辨別掃描件和非掃描件

  按請求把統壹檀卷中的掃描件和非掃描件辨別開。普發性文件辨別的準繩是:有關和重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不掃描原稿。

  5.4頁面修整

  破損嚴重、沒法直接停止掃描的檔案,應先輩行技術修複,折皺不屈影響掃描質量的原件應先輩行響應處置(壓平或熨對等)後再停止掃描。

  5.5檔案整頓掛號

  制造並填寫紙質檔案數字化加工進程交代掛號表單,具體記載檔案整頓後每份文件的肇端頁號和頁數。

  5.6裝訂

  掃描任務完成後,撤除過裝訂物的檔案應按檔案保管的請求從新裝訂。恢複裝訂時,應留意堅持檔案的分列次序不變,做到平安、精確、無漏掉。

  6檔案掃描

  6.1掃描方法

  6.1.1依據檔案幅面的巨細(a4、a3、a0等)選擇響應規格的掃描儀或專業擔描儀 (如工程圖紙可采取0號圖紙掃描儀)停止掃描。大幅面檔案可采取大幅面數碼平台,或許縮微拍攝後的膠片數字化轉換設備等停止掃描,也能夠采取小幅面掃描後的圖象拼接方法處置。

  6.1.2紙張狀態較差,和過薄、過軟或超厚的檔案,應采取平板掃描方法;紙張狀態好的檔案可采取高速掃描方法以進步任務效力。

  6.2掃描顏色形式

  6.2.1掃描顏色形式普通有詬誶二值、灰度、黑色等。平日采取詬誶二值。

  6.2.2頁面爲詬誶兩色,而且筆跡清楚、不帶插圖的檔案,可采取詬誶二值形式停止掃描。

  6.2.3頁面爲詬誶兩色,但筆跡清楚度差或帶有插圖的檔案,和頁面爲多色文字的檔案,可采取灰度形式掃描。 

 

    6.2.4頁面中有紅頭、印章或插有詬誶照片、黑色照片、黑色插圖的檔案,可視須要采取黑色形式停止掃描。

  6.3掃描分辯率

  6.3.1掃描分辯率參數巨細的選擇,準繩上以掃描後的圖象清楚、完全、不影響圖象的應用後果爲准。

  6.3.2采取詬誶二值、灰度、黑色幾種形式對檔案停止掃描時,其分辯率普通均建議選擇大于或等于100dpi。特別情形下,如文字偏小、密集、清楚度較差等,可恰當進步分辯率。

  6.3.3須要停止ocr漢字辨認的檔案,掃描分辯率建議選擇大于或等于200dpi。

  6.4掃描掛號

  賣力填寫紙質檔案數字化轉換進程交代掛號表單,掛號掃描的頁數,查對每份文件的現實掃描頁數與檔案整頓時填寫的文件頁數能否分歧,紛歧致時應注明詳細緣由和處置辦法。

  7 圖象處置

  7.1 圖象數據質量檢討

  7.1.1對圖象偏斜度、清楚度、掉真度等停止檢討。發明不相符圖象質量請求時,應從新停止圖象的處置。

  7.1.2因為操作欠妥,形成掃描的圖象文件不完全或沒法清楚辨認時,應從新掃描。

  7.1.3發明文件漏掃時,應實時補掃並準確拔出圖象。

  7.1.4發明掃描圖象的分列次序與檔案原件紛歧致時,應實時停止調劑。

  7.1.5賣力填寫相幹表單,記載質檢成果和處置看法。

  7.2糾偏

  對湧現偏斜的圖象應停止糾偏處置,以到達視覺上根本不感到偏斜爲准。對偏向不準確的圖象應停止扭轉復原,以相符瀏覽習氣。

  7.3去汙

  對圖象頁面中湧現的影響圖象質量的雜質,如斑點、黑線、黑框、黑邊等應停止去汙處置。 處置過程當中應遵守在不影響可懂度的條件下展示檔案原貌的準繩。

  7.4 圖象拼接

  對大幅面檔案停止分區掃描構成的多幅圖象,應停止拼接處置,歸並爲一個完全的圖象,以包管檔案數字化圖象的全體性。

  7.5裁邊處置

  采取黑色形式掃描的圖象應停止裁邊處置,去除過剩的白邊,以有用減少圖象文件的容量,節儉存儲空間。

  8 圖象存儲

  8.1存儲格局

  8.1.1采取詬誶二值形式掃描的圖象文件,普通采取tiff(g4)格局存儲。采取灰度形式和黑色形式掃描的文件,普通采取jpeg格局存儲。存儲時的緊縮率的選擇,應以包管掃描的圖象清楚可讀的條件下,盡可能減小存儲容量爲原則。

  8.1.2供給網絡查詢的掃描圖象,也可存儲爲ceb、pdf或其他格局。

  8.2圖象文件的定名

  8.2.1紙質檔案目次數據庫中的每份文件,都有一個與之絕對應的獨壹檔號,以該檔號爲這份文件掃描後的圖象文件定名。

  8.2.2多頁文件可采取該檔號樹立響應文件夾,按頁碼次序對圖象文件定名。

  9 目次建庫

  9.1數據格局選擇

  目次建庫應選擇通用的數據格局。所選定的數據格局應能直接或直接經由過程xml文檔停止數據交流。

  9.2檔案著錄

  依照《檔案著錄規矩》(da/t18)的請求停止著錄,樹立檔案目次數據庫。

  9.3目次數據質量檢討

  采取人工校訂或軟件主動校訂的方法,對目次數據庫的建庫質量停止檢討。查對著錄項目能否完全、著錄內容能否標準、精確,發明不及格的數據應請求停止修正或重錄。

  10 數據挂接

  10.1彙總挂接

  檔案數字化轉換過程當中構成的目次數據庫與圖象數據庫,經由過程質檢環節確以為"及格"後,經由過程網絡實時加載到數據辦事器端彙總。經由過程編制法式或借助響應軟件,可完成目次數據對相幹聯的數字圖象的主動搜索、參加對應的電子地址信息等,完成批量、疾速挂接。

  10.2數據聯系關系

  以紙質檔案目次數據庫爲根據,將每份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖象存儲爲一份圖象文件。將圖象文件存儲到響應文件夾時,耍賣力核對每份圖象文件的稱號與檔案目次數據庫中該份文件的檔號能否雷同,圖象文件的頁數與檔案目次數據庫中該份文件的頁數能否分歧,圖象文件的總數與目次數據庫中文件的總數能否雷同等。經由過程每份圖象文件的文件名與檔案目次數據庫中該份文件的檔號的分歧性和獨壹性,樹立起逐個對應的聯系關系關系,爲完成檔案目次數據庫與圖象文件的批量挂接供給前提。

  10.3交代掛號 

 

賣力填寫紙質檔案數字化轉換進程交代掛號表單,記載數據聯系關系後的頁數,查對每份 文件聯系關系後的頁數與檔案整頓、掃描時填寫的頁數能否分歧,紛歧致時應注明詳細緣由和處 理方法。

  11 數據驗收 

  11.1數據抽檢

  11.1.1 以抽檢的方法檢討已完成數字化轉換的壹切數據,包含目次數據庫、圖象文件及數據挂接的整體質量。

  11.1.2 一個全宗的檔案,數據驗收時抽檢的比率不得低于5%。

  11.2驗收目標

  11.2.1 目次數據庫與圖象文件挂接毛病,或目次數據庫、圖象文件之一湧現不完全、不清楚、有毛病等質量成績時,抽檢標誌爲"不及格"。

  11.2.2 一個全宗的檔案,數字化轉換質量抽檢的及格率到達95%以上(含95%)時,賜與以驗收“經由過程”。

  及格率=抽檢及格的文件數/抽檢文件總數×100%

  11.3 驗收審核

  驗收"經由過程"的結論,必需經分擔領導審核、簽字前方有用。

  11.4 驗收掛號

  賣力填寫紙質檔案數字化驗收掛號表單。

  12 數據備份

  12.1備份規模

  經歷收及格的完全數據應實時停止備份。

  12.2備份方法

  爲包管數據平安,備份載體的選擇應多樣化,可采取在線、離線相聯合的方法完成多套 備份,並留意異地保留。

  12.3數據磨練

  備份數據也應停止磨練。備份數據的磨練的內容重要包含備份數據可否翻開、數據信息能否完全、文件數目能否精確等。

  12.4備份標簽

  數據備份後應在響應的備份介質上做好標簽,以便查找和治理。

  12.5備份掛號

  填寫紙質檔案數字化備份治理掛號表單。

  13 數字化結果治理

  13.1應增強對紙質檔案數字化結果的治理,確保其平安、完全和歷久可用。

  13.2紙質檔案數字化結果供給網上檢索應用時,應有制造單元的電子標識,並依據詳細情形分離采取可下載或弗成下載的數據格局。 

 

(該尺度文本以國度檔案局政策律例研討司律例尺度化處編纂出書的《檔案任務尺度彙編6》爲准)

 

滇公網安備 01號

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